Prinsip ke 6 dari TOYOTA PRODUCTION SYSTEM | Pelatihan Implementing The Toyota Way : Improving Quality, Cost, Delivery & Responsiveness (Training Toyota Way di Jakarta, Training Jakarta)

BAGIAN KEDUA: PROSES yang BENAR akan Memberikan HASIL yang BENAR

Prinsip 6: Standar Kerja Merupakan Fondasi bagi Peningkatan Berkesinambungan dan Pemberdayaan Karyawan

“Lembar standar kerja dan informasi yang ada didalamnya merupakan elemen penting dari Toyota Production System. Agar seorang pekerja produksi mampu menulis lembar standar kerja yang dapat dipahami oleh pekerja yang lain, dia harus merasa yakin akan pentingnya lembar kerja tersebut... Efisien yang tinggi dipertahankan dengan mencegah berulangnya produk cacat, kesalahan operasional, kecelakaan kerja dan dengan menyertakan ide-ide pekerja. Semua ini hanya bisa terjadi karena adanya lembar standar kerja yang sering kali diremehkan orang.” [Taiichi Ohno]

• Gunakan metoda berulang yang stabil di manapun untuk mempertahankan kesamaan, keteraturan waktu dan keteraturan hasil proses Anda. Ini merupakan fondasi proses mengalir dan sistem tarik.
• Tangkap pembelajaran mengenai suatu proses yang terakumulasi hingga titik tertentu dengan menstandardisasikan praktik terbaik saat ini. Perbolehkan ekspresi dan kreativitas individual untuk meningkatkan standar tersebut, kemudian masukan hal tersebut kedalam standar baru sehingga ketika seseorang pindah, Anda dapat menyerahkan pembelajaran ke orang yang berikutnya.

Standarkan apa yang Anda kerjakan hari ini. Standar tersebut merupakan fondasi yang diperlukan yang akan menjadi dasar peningkatan hari esok. Jika Anda menganggap ”standardisasi” sebagai hal terbaik yang Anda ketahui hari ini, tetapi masih dapat ditingkatkan di hari esok, Anda akan MAJU. Namun jika Anda berfikir bahwa standar adalah sesuatu yang membatasi, maka kemajuan akan BERHENTI.

Standar yang kaku hanya akan menghasilkan batasan, dan akhirnya melahirkan birokrasi baru. Birokrasi yang akan membuat organisasi Anda, berhenti dan kemudian tertinggal.

Prinsip penting, bahwa STANDARDISASI adalah dasar dari Peningkatan Berkesinambungan dan Kualitas Produk.

Adalah sebuah kesalahan bagi para Manajer yang menyatakan bahwa standardisasi adalah melakukan sesuatu menurut prinsip ilmiah dan pembuktiannya, cara yang terbaik dan ideal, kemudian MEMBAKUKANNYA. Salah. Ini-lah yang menyebabkan kekakuan dan kebuntuan dalam mengali potensi kreativitas yang hidup ditempat kerja. Bukan-kah tempat kerja adalah sesuatu yang Dinamis?

Cara pertama untuk mengetahui sebuah kesalahan dalam kualitas adalah bertanya ”Apakah standar kerja telah diikuti dengan baik dan benar?”. Bila jawabannya ”IYA”, maka yang perlu diperbaiki – diubah – diganti adalah standar kerjanya. Namun apa yang biasanya terjadi? Menyalahkan atau mencari penyebab lain sebelum melakukan peninjauan ulang terhadap sistem standar kerja yang ada saat ini.

Tugas penting saat mengimplementasikan standardisasi adalah menemukan keseimbangan antara menyediakan prosedur kaku agar diikuti karyawan dan menyediakan kebebasan untuk berinovasi dan menjadi kreatif untuk memenuhi target yang menantang secara konsisten dalam hal biaya, kualitas dan pengiriman. Kuncinya adalah terletak pada tugas orang (pekerja/operator/pihak yang sangat berkaitan dalam pekerjaan tersebut) untuk menulis standar kerja.

Cara terbaik untuk menjual kepatuhan adalah dengan menerapkan tahapan sebagai berikut:

1. Pastikan bahwa Prosedur Kerja mudah dibaca dan dimengerti (bila mungkin visualkan).
2. Tonjolkan sisi manfaat bila pekerja melakukan tahapan kerja dengan benar. Tuliskan manfaatnya pada prosedur kerja tersebut.
3. Bila telah memiliki Prosedur Kerja yang dimaksud, lakukan pelatihan.
4. Pastikan bahwa pelatihan itu menumbuhkan ’PENGERTIAN” akan aktivitas pekerjaan tersebut.
5. Pastikan bahwa peserta pelatihan menanda-tangani kontrak kehadiran dan kontrak akan melaksanakan aktivitas perkerjaannya sesuai dengan prosedur kerja tersebut.
6. Lakukan pengujian tertulis dan bila mungkin praktik, tentang apa yang telah dipelajari dan pahaminya. Lakukan pengujian ulang bagi yang gagal.
7. Bila ternyata ada pekerja yang sudah tiga kali mengulang masih gagal, maka tinjaulah kembali ketepatan pekerja terhadap pekerjaannya.
8. Pangil kembali pekerja tersebut dan lakukan peninjauan, setidaknya setiap 6 bulan sekali. Sebab proses adalah dinamika. Dan untuk menjadi lebih baik harus melakukan perbaikan yang sesuai benar dengan kondisi tempat kerja dan prosesnya. Standardisasikan dan dokumenkan dengan benar, teridentifikasi dan terkontrol.
9. Kemudian pantaulah kepatuhan pekerja terhadap tahapan kerja.

Contoh penyiapan materi training standar kerja dan jadwal pelatihan OPL:

Buatlah penandaan-penandaan visual yang memudahkan tumbuhnya pengertian dan kepatuhan.

Penilaian Kompetensi dan Ketrampilan yang terukur dan transparan, akan memotivasi dan mempercepat lajunya perbaikan ditempat kerja.